Управление закупками

Регистрация заказов на закупку товаров и услуг, позволяет четко контролировать полное и своевременное выполнение вашими поставщиками обязательств по доставке товаров и оказании услуг.

Индивидуальные цены закупки для каждого поставщика позволяют сформировать новые заказы на закупку и могут быть использованы для расчета плановой себестоимости изделий.

Формирование плана закупок и анализ данных о просроченной доставке помогает эффективно контролировать ход выполнения Заказов и разницу между планом и фактом поставки товаров.

Загрузка счетов поставщиков и передача заказов на закупку в другие системы в виде файлов XML формата экономит время и снижает вероятность возникновения ошибок.

Функции модуля:

Ведение списка заказов на закупку позволяет планировать закупку товаров, контролировать сроки выполнения поставок и цены приобретаемых товаров. При регистрации заказа в системе следует заполнить данные заголовка заказа (выбрать существующего поставщика из справочника или зарегистрировать нового поставщика), оформить список товаров и услуг, а также подготовить дополнительные данные по заказу. Для заказа могут быть указаны данные об условиях поставки и условиях оплаты. Также, при необходимости, можно ввести информацию о получателе товара и адресе доставки.
В заказе вводятся данные о закупаемых товарах. Выбор товаров в заказ может производиться из справочника товаров или из списка товаров, которые постоянно закупаются у данного поставщика. Также заказ на закупку может быть составлен на основании статистики продаж за выбранный период. Кроме того, заказ на закупку можно сформировать на основании потребности
в материалах по данным производства. Система автоматически формирует код строки заказа, по которому далее будет отслеживаться фактическое поступление.
В заказе могут быть введены данные об услугах. Выбирать услуги в заказ можно из справочника услуг или из списка постоянных услуг для данного поставщика. Дополнительные сведения о качестве продукции, виде упаковки, маркировке или любые другие данные могут быть введены
в описание по заказу.
В системе существует возможность создания разных форм печати заказов поставщикам.

Система позволяет хранить данные о ценах закупки товаров от разных поставщиков. Справочные цены закупки используются для расчета плановой себестоимости изделий или для формирования заказов на закупку.

Справочные цены закупки на товары могут быть пересчитаны по выбранной методике на основании складских цен:

По последним ценам
По средним ценам остатков
По максимальным ценам остатков
По средним ценам за период
По максимальным ценам за период

На основании введенных в систему заказов поставщикам формируется план закупок. План закупок позволяет сравнить план и факт поставки товаров и контролировать цены. План закупок также показывает дату фактического поступления товаров и остаток товара, который еще должен поступить от поставщика.

Фактические данные по закупке вводятся на основании счетов поставщиков. В системе предусмотрена возможность копирования заказа на закупку в счет поставщика. Для ввода в счет товаров можно использовать список товаров по заказам на закупку с учетом предыдущего поступления. При выборе товара из списка товаров по заказу автоматически подставляется код строки заказа и цена.

На основании накладных и счетов поставщиков в системе может автоматически формироваться фактическая дата выполнения заказа. Также существует возможность ввести дату аннулирования заказа.

Поступление оплаты по заказам может регистрироваться в бухгалтерской части системы или вводится непосредственно в списке заказов.

Для анализа потребности в закупках товаров на основании статистки используется отчет «Остатки и потребность». Отчет позволяет получить расход товаров по месяцам и среднюю потребность, а также сравнить ее с текущими остатками.

Отчет «Итоговая потребность товаров» позволяет в суммированном виде получить данные о товарах, которые следует закупить на основании текущей потребности. Система позволяет получить список товаров по заказам на закупку с учетом выбранных ограничений. В отчете подводятся итоги по группам товаров и по всему списку.

В системе существует возможность передавать заказы на закупку в другие системы в виде файлов XML. Это позволяет поставщикам автоматически загружать заказы в свои ERP системы. Существует также возможность автоматически загружать счета поставщиков в базу данных в виде файлов XML. Это значительно экономит время на обработку документов.